בלוג

שאלו עובדים מה הם זוכרים מיום הגיבוש האחרון, ורובם לא יתארו את לוח הזמנים. הם יספרו על הרגע שהקבוצה שלהם קיבלה כובעים כתומים, על הצעקה בסוף המשחק, ועל התמונה הקבוצתית שעדיין תלויה במטבחון.

הפעילות עצמה היא השלד. מה שהופך אותה לחגיגה הוא שכבה של פרטים קטנים: צבע לכל קבוצה, פרס למנצחים, קבלת פנים שמרגישה כמו מסיבה. הפרטים האלה עולים מעט, אבל הם מה שנשאר בזיכרון.

למה דווקא הפרטים הקטנים

הפסיכולוג דניאל כהנמן תיאר את "כלל השיא והסוף": אנשים שופטים חוויה לפי הרגע החזק ביותר שלה ולפי הרגע שבו היא נגמרת, ולא לפי הממוצע. ביום גיבוש של שש שעות, השיא הוא לרוב רגע הניצחון, והסוף הוא ההרמה של הכוסית או התמונה המשותפת.

כלומר, במקום לפזר את התקציב על כל היום, כדאי להשקיע בשני הרגעים האלה. פרס שמרגיש כמו פרס אמיתי וסיום עם אווירה של מסיבה יזכרו יותר מעוד שעה של פעילות.

חמש נקודות שבהן אביזר קטן עושה הבדל גדול

1. קבלת הפנים. אשכול בלונים בצבעי החברה בנקודת המפגש הוא גם קישוט וגם שלט. בחניון מלא או בכניסה לפארק, עובדים שמגיעים ברכבים נפרדים מזהים מיד לאן להגיע.
2. החלוקה לקבוצות. בנדנות, כובעים או צמידים בצבע שונה לכל קבוצה יוצרים זהות תוך חצי דקה. ביום של 60 משתתפים, שש קבוצות של עשרה בששה צבעים שונים נראות בתמונות כמו אירוע, ולא כמו טיול שנתי.
3. שם וסמל לקבוצה. דגל קטן או שלט שכל קבוצה מעצבת בתחילת היום שובר את הקרח בין מחלקות, בלי סבב היכרות מאולץ.
4. טקס הניצחון. גביע, מדליות ורגע של מחיאות כפיים. זה השיא של היום, ושווה לתת לו כמה דקות מסודרות ולא לסגור אותו במשפט בדרך לאוטובוס.
5. פינת צילום. מסגרת עם שם החברה והתאריך, וכמה אביזרים מצחיקים. התמונה הזאת הופכת לפוסט הפנימי, לרקע במצגת של סוף השנה ולפעמים גם לפוסט גיוס.

להתאים את האביזרים לפעילות

מה שעובד במתחם סגור לא בהכרח עובד במרוץ ברחבי העיר או ביער. לכן כדאי לבדוק מה הפעילות לפני שמזמינים.

השורה השלישית חשובה במיוחד. קונפטי ושאריות של בלונים לא מתפרקים בטבע, וביער או בשמורת טבע הם פשוט זבל. שם החגיגה צריכה לעבור דרך בד וצבע, והבלונים מחכים למתחם הסיום.

כשיום הגיבוש הוא גם סיבה לחגוג

הרבה ימי גיבוש נופלים על תאריך עם משמעות: סוף שנה, חנוכה, פורים, מעבר למשרד חדש או עשור לחברה. במקרים כאלה שווה לחבר בין הפעילות לחגיגה, במקום להפיק שני אירועים נפרדים. הבוקר מוקדש למשחק מגבש, ואחר הצהריים הופכים למסיבה עם אוכל, מוזיקה והרמת כוסית.

כך בנויה, למשל, הפקת יום גיבוש לעובדים ולחברות עם אל הטבע, שמלווים ארגונים במעל 20 שנה משלב הרעיון ועד סיום האירוע בשטח. אפשר לבנות את היום סביב משחק מחשבה תחרותי כמו "תיבת אוצר", שנמשך כשעה ומסתיים בפרס לקבוצה המנצחת, או סביב משחק בסגנון המרוץ למיליון בגנים של רמת הנדיב. בנוסף פועלים באל הטבע מסיבות חנוכה ופורים ואירועי סוף שנה, ומתאימים כל יום לקהל, למיקום ולתקציב במקום להציע פתרון מדף.

מי אחראי על מה?

הפרטים הקטנים נופלים לרוב בין הכיסאות. חברת ההפקה בונה את הפעילות, מנהלת את הלוגיסטיקה ומזמינה את האוכל. את הצבעים, הפרסים והמתנות לרוב מזמינים בארגון, ושם בדרך כלל נוצרים הפערים.

• לתאם מראש עם המפיק. לשאול מתי מתחלקים לקבוצות, כמה קבוצות יהיו ומתי מתוכנן טקס הניצחון. כך האביזרים משתלבים בלו"ז ולא נשארים בארגז.
• להזמין עם רזרבה. עשרה אחוז יותר ממספר המשתתפים מכסה נרשמים מרגע אחרון ופריטים שנקרעו.
• למנות אחראי אחד. עובד אחד מהארגון שמביא את הקרטונים, מחלק אותם בזמן ומוודא שהגביע מחכה על הבמה.

איפה זה נהיה מביך?

אווירת מסיבה ביום גיבוש עובדת רק כשכולם מרגישים בנוח. שלוש טעויות חוזרות:

• תחפושות בכפייה. כובע בצבע הקבוצה זה כיף. פאה ושפם מזויף למנהלת הכספים זה כבר משהו שאנשים מרגישים שכופים עליהם. עדיף פריטים שאפשר להסיר בשנייה.
• מיתוג שמשתלט. לוגו בכל פינה הופך את היום לכנס מכירות. העובדים יודעים איפה הם עובדים, והצבעים של החברה מספיקים.
• פרס שמרגיש כמו עונש. גביע פלסטיק זול שנשבר בדרך לאוטובוס מעיד על היום יותר משנרצה. פרס קטן וטוב עדיף על פרס גדול ומוזר.

שאלות נפוצות

כמה זמן מראש כדאי להזמין אביזרים ליום גיבוש?

כשלושה שבועות לפני, מיד אחרי שמספר המשתתפים וחלוקת הקבוצות נסגרים. כך נשאר זמן להדפסה של שם החברה, אם רוצים.

אפשר להשתמש בבלונים ביום גיבוש בטבע?

בנקודת המפגש ובמתחם הסיום כן, בתנאי שאוספים את הכול. במסלול עצמו, ביער או בחוף, עדיף לוותר עליהם.

מה נותנים לקבוצה שמנצחת?

משהו שאפשר להעמיד על השולחן במשרד. גביע קבוצתי שעובר מיד ליד בין המנצחים של כל שנה הופך מהר מאוד למסורת שכולם מחכים לה.