בלוג

אירוע בשטח פתוח הוא לא עוד חגיגה רגילה – זו חוויה אחרת לגמרי.
האוויר הצח, הנוף, והאווירה החופשית יוצרים קסם שאין באף אולם.
אבל לצד כל היופי הזה, חשוב לדעת שתכנון אירוע בשטח פתוח דורש היערכות מוקדמת וירידה לפרטים הקטנים, כדי שהכול יעבור בצורה מושלמת.

בין אם אתם מתכננים חתונה אינטימית, יום הולדת משפחתית או ערב חברה, הנה מדריך מלא שיעזור לכם לארגן אירוע חלומי תחת כיפת השמיים.

שלב ראשון – בחירת המיקום המושלם

הצעד הראשון הוא לבחור מקום שמתאים לאופי האירוע שלכם.
יש מי שמעדיפים חוף ים רומנטי, אחרים בוחרים חורשה ירוקה או חצר רחבת ידיים.
בעת הבחירה, כדאי לבדוק כמה נקודות חשובות:

• האם השטח נגיש לכל האורחים (כולל חניה)?

• האם יש נקודות חשמל או מים?

• האם נדרש אישור מהרשות המקומית או מהקק"ל?

• והכי חשוב – האם הקרקע ישרה ויציבה?

טיפ קטן: בקרו במקום בדיוק בשעות שבהן האירוע צפוי להתקיים.
כך תראו איך נראית התאורה הטבעית, מאיפה נושבת הרוח, והאם המקום באמת מתאים לאירוע שלכם.

שלב שני – תכנון הלוגיסטיקה

באירוע בשטח פתוח הכול מתחיל בלוגיסטיקה.
כדי שהאורחים ייהנו באמת, צריך לדאוג לציוד ולתשתיות שיבטיחו נוחות ובטיחות:

• גנרטור אמין שיספק חשמל לתאורה, למוזיקה ולקייטרינג

• שירותים ניידים נקיים ונוחים

• ריהוט – שולחנות, כיסאות, או ריהוט אלטרנטיבי לפינות ישיבה

• תאורה רכה לאווירה בערב

• מקררים ועמדות שתייה

אם מדובר באירוע גדול, מומלץ לשכור מפיק או מנהל לוגיסטי שידאג לתיאום בין כל הספקים – כך תוכלו להתרכז בחוויה עצמה ולא בפרטים הטכניים.

שלב שלישי – עיצוב ואווירה

אחד היתרונות הכי גדולים של אירוע תחת כיפת השמיים הוא החופש ליצור עיצוב בדיוק כמו שאתם רוצים.
לא חייבים אלמנטים יוקרתיים, לפעמים פשטות טבעית יוצרת את הרושם הכי חזק.

שלבו תאורה חמימה, פרחים טריים, עששיות או שרשראות נורות.
אם זה אירוע ערב, כדאי להוסיף גם נרות או מנורות סולאריות קטנות שמוסיפות רומנטיקה וקסם.

יחד עם זאת, חשוב לזכור שהטבע מביא איתו גם "אורחים" פחות רצויים כמו יתושים.
כדי למנוע אי-נוחות, מומלץ להשתמש מראש בקוטל יתושים מומלץ שמתאים לשימוש חיצוני.
זה פרט קטן אך משמעותי שישמור על אווירה נעימה ויאפשר לאורחים ליהנות מהאירוע בלי עקיצות מציקות.

שלב רביעי – מזג האוויר ותוכנית גיבוי

הטבע הוא מקום יפהפה, אבל לא תמיד צפוי.
לפני האירוע חשוב לבדוק את התחזית ולתכנן בהתאם.
אם מדובר בקיץ כדאי לדאוג לצל, מאווררים ועמדות מים קרים.
אם האירוע מתקיים בעונות המעבר, הביאו גם שמיכות או תנורי חימום ניידים.

חשוב תמיד להכין תוכנית גיבוי – למשל, אוהלים למקרה של גשם פתאומי, או אזור סגור קטן לשימוש במקרה חירום.
אירוע מתוכנן היטב הוא כזה שמתחשב גם באפשרויות הבלתי צפויות.

שלב חמישי – אוכל ושתייה

האוכל הוא אחד המרכיבים המרכזיים בכל אירוע.
באירועים בשטח כדאי לבחור קייטרינג שמנוסה בתנאי חוץ ויודע לשמור על טריות המזון.
כדאי לשלב תפריט קליל שמתאים לעונה – סלטים טריים, מנות בשרים על האש, מאפים ועמדות קינוחים פתוחות.

אל תשכחו את השתייה – בר קר, פירות טריים ועמדות מים קרים הם חובה, במיוחד באירועי קיץ.

שלב שישי – אישורים וביטוחים

לפני שמרימים אירוע בשטח שאינו פרטי, חשוב לוודא שהכול מתנהל כחוק.
יש לוודא שהמקום מאושר לאירועים, לבדוק האם יש צורך בביטוח צד ג’, ולוודא שכל ספק פועל לפי תקני בטיחות.
אם יש גנרטור, לדוגמה, חובה להציב אותו במקום מאוורר ובטוח, הרחק מהקהל.

שלב שביעי – מוזיקה והגברה

אין אירוע בלי מוזיקה.
בשטח פתוח חשוב להתאים את מערכת ההגברה לגודל השטח, כדי שהמוזיקה תישמע טוב, אך לא תפריע לשכנים או לסביבה.
אם אתם מזמינים די.ג’יי או להקה, ודאו שיש להם ציוד עצמאי וגיבוי טכני במקרה של תקלה.

שלב שמיני – יצירת חוויית אורחים

המטרה של כל אירוע בשטח פתוח היא ליצור חוויה מיוחדת.
כדי שזה יקרה, חשבו מראש על הפרטים הקטנים שיגרמו לאורחים להרגיש נוח:

• פינות ישיבה מוצלות

• שתייה זמינה בכל עת

• שילוט ברור לשירותים ולתחנות האוכל

• אזור ריקודים ומוזיקה

• עמדת צילום מעוצבת

כשמשקיעים בחוויית האורחים, האירוע כולו מרגיש מקצועי ומרגש יותר.

לסיכום

תכנון אירוע בשטח פתוח הוא שילוב בין ארגון, יצירתיות ואהבה לטבע.
הוא דורש קצת יותר עבודה מאירוע באולם, אבל התוצאה שווה הכול.
הקסם של השטח, האוויר הצח והתחושה החופשית יוצרים חוויה בלתי נשכחת.
עם בחירה נכונה של מקום, תכנון מוקדם וחשיבה על הנוחות של האורחים, תוכלו להבטיח אירוע שכולם ידברו עליו עוד הרבה זמן.