ארגון אירוע הוא משימה לא פשוטה ואפשר בעצם להגיד שמדובר בתהליך שיש בו לא מעט שלבים. מי שחשוב לו שהאירוע יהיה יוצא דופן, מוצלח במיוחד ובלתי נשכח ירצה להזמין את נותני השירותים המובילים על מנת שהאורחים ירגישו שרוצים לשמח אותם וליצור להם חוויה מרשימה וייחודית. בשוק קיימים אינספור בעלי עסקים שהם נותני שירותים לאירועים מסוגים שונים וכמובן שיש בנוסף גם רעיונות רבים שאפשר לבחור להוסיף לאירוע וכך לשדרג אותו. הכל שאלה של תקציב וכמובן של רצון להפוך את האירוע לייחודי ומיוחד. כיום יש טרנד של מקוריות וכל אדם שמארגן או מפיק אירוע רוצה שהאירוע שלו יהיה וואו, כלומר כזה שהמוזמנים ייצאו ממנו בתחושה שבאירוע כזה הם עדיין לא היו מעולם. התוצאה הרצויה ביותר תהיה רצון של האורחים לשחזר את האירוע כאשר הם יארגנו אירוע עבור עצמם.
נותני שירותים והפקת אירוע
מכיוון שמדובר בתהליך הרי שיש שלבים שצריכים להיות מבוצעים בתחילתו של התהליך ויש כאלה שיכולים להגיע בהמשך. קביעת התאריך והמקום, למשל, חייבים להיות השלבים הראשונים. חשוב לשים לב למזג האוויר, לעונה בשנה וכמובן לסוגים שונים של מקומות – אולם, גן אירועים, מסעדה עם חדר פרטי או אפילו אירוע בחיק הטבע. לאחר מכן צריך לבחור את חברת הקייטרינג, את המשקאות שיהיו בבר, איזה סוג של תפריט יהיה הכי מתאים, אילו מנות לבחור וכמובן להרכיב תוכנית אומנותית שתהיה הכי מתאים לאופי האירוע ולאופי המשתתפים שאמורים להגיע. אם מדובר ביום הולדת הרי שצריך גם לחשוב על מתנת יום הולדת שתתאים למי שחוגג, תשמש אותו ותשמח אותו לא פחות. כמובן שכל אדם שמתכנן אירוע יכול לבחור להוסיף או לגרוע מהשירותים שנחשבים למובנים מאליהם או לשכור עסקת חבילה, כמו למשל במקרה שבו מקיימים את האירוע בבית מלון ושוכרים שירותי קייטרינג ממטבח המלון. גם זו אפשרות שכדאי לחשוב עליה ולקחת אותה בחשבון.
ספקי השירות שעושים את האירוע
אין ספק שבחירת נותני שירות היא בחירה חשובה ומהותית. הם בעצם אלה שהאורחים יזכרו והם אלה שייתנו את הטון ויהפכו את האירוע למה שהוא. יש מגוון רחב של ספקי שירות, בין אם כאלה שהשירותים שלהם חוזרים על עצמם ובין אם כאלה שיש להם ייחודיות בשירות שהם נותנים. כאש בוחרים בכובד ראש כל אחד ואחד מספקי השירות אפשר לבנות את הקונספט הייחודי של האירוע שישתלב היטב עם המקום שבו האירוע עומד להתקיים. חשוב מאד שלא להתמהמה ולהתחיל לבדוק פרטים מספיק זמן מראש. הרבה מספקי השירות מזמינים לאירועים שלהם על מנת לחוות ולהתרשם וחשוב שיהיה מספיק זמן כדי להגיע לכמה שיותר אירועים ולבחור בתבונה.